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申办文书公证须知(2021年4月更新)
2021-04-15 15:07

  一、公证简介:

  中华人民共和国驻印度使领馆依照《中华人民共和国公证法》、《维也纳领事关系公约》、《中印双边领事条约》以及中华人民共和国外交部的有关规定,主要办理下列文书公证事项:

  (一)声明书、委托书;

  (二)婚姻状况、国籍;

  (三)文书的签名(印鉴)属实。

  (公证书封面)

  说明:公证书应按照中华人民共和国司法部规定或者批准的体例、规格、证词格式制作。

  二、公证定义和公证申请人

  (一)公证是依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。

  (二)旅居印度的中国公民、法人或者其他组织可以向中国驻印度使领馆申请办理拟用于中国境内的上述事项文书公证。

  1、申请人应具有中国国籍并需有在印度工作、生活或学习居留身份。如临时赴印度的中国公民确需紧急申请委托处理在国内突发或不可抗因素的事项,可向就近的中国驻印度使领馆申请委托、声明等文书签名属实类的公证。

  2、在中国驻孟买、加尔各答总领馆领区的申请人,应向其所在领区的中国总领馆提交文书公证申请。中国驻孟买总领馆领区为马哈拉施特拉邦(Maharashtra)和卡纳塔克邦(Kanataka)。中国驻加尔各答总领馆领区为西孟加拉邦(West Bengal)、奥里萨邦(Orissa)、切蒂斯格尔邦(Chhattisgarh)、恰尔肯德邦(Jharkhand)和比哈尔邦(Bihar)。中国驻印度大使馆负责受理上述领区以外地区的公证申请。

  三、主要公证种类、应提交材料及具体要求

  (一) 委托书公证

  1、填写好的《中华人民共和国驻外使领馆公证申请表》1份、身份证明文件、委托书文本、与委托书内容有关的权利证明材料、受托人身份证复印件;

  2、申请人须亲自办理,在领事官员面前在委托书上签字;

  3、委托书的基本内容应当真实、合法、完备。

  (二) 声明书公证

  1、填写好的《中华人民共和国驻外使领馆公证申请表》1份、身份证明文件、声明书文本、与声明书内容有关的权利证明材料;

  2、申请人须亲自办理,在领事官员面前在声明书上签字;

  3、声明书的内容须真实、充分,不违反法律及社会公德,且由声明人自己承担内容中的相应法律后果。

  四、公证基本流程

  (一)申请方式

  须由本人亲自来我馆申请办理,并在领事官员面前,在有关文书上签名或捺指印。

  1、申请人应根据本人在印居住地,按照中国驻印使馆、总领事馆的领区划分,向相应的使领馆递交公证申请,在领事官员面前,在有关文书上签名或捺指印。办理文书公证时,除法律规定的无民事行为能力人或者限制民事行为能力人可由其监护人代理申办外,一般不可由他人代理申办。如未能按照领区划分递交申请,该申请会被拒绝受理。

  2、递交申请和领取公证均无需预约,申请人可在使领馆的对外办公时间前往办理。建议申请前,事先电话联系并将有关拟好的文书发至使领馆邮箱完成初审,以节省办证现场审理时间。

  3、使领馆不接受其他方式(如邮寄、传真)的公证申请。

  4、申请人或代理人最早可于取证单上标注的日期前往使领馆领取办妥的公证书。使领馆不提供邮寄证件服务,但如确需办理回邮服务,请查阅本须知第七部分。

  5、公证申请一经批准,申请人需支付相关费用。

  (二)提交材料:申请公证应提交以下材料:

  1、填妥的《中华人民共和国驻外使领馆公证申请表》1份,表格下载地址:http://in.chineseembassy.org/chn/lsfw/gzrz/

  2、申请人有效的中国护照原件及带照片资料页复印件,(或法人资格证明及其法定代表人的身份证明),以及中国身份证原件及复印件(如适用);

  3、申请人有效的在印度居留证件原件和复印件;

  4、需要公证的文书,申请公证的文书原件,如委托书、声明书等;

  5、申请公证事项的证明材料,与公证文书内容有关的权利证明材料,如涉及财产关系的须提交有关财产权利证明;

  6、根据申请公证种类,提交其他材料(请参见以下“其他材料要求一览表”);

  7、涉及重要财产权利转让、变更等与申请人有重大利益关系的事项,应根据领事官员要求谈话,并在《房产事务公证接谈笔录》上签名或捺指印。一般公证事项,应根据领事官员要求谈话,需填写普通《接谈笔录》并签名;

  8、申请人自行按国内文书使用机构要求,并参照驻印度使领馆网站提供的参考模版,准备好委托书或声明书等文本;

  9、驻外使领馆认为应提供的其他材料。

  其他材料要求一览表

 

种类     应提交的其他材料  具体要求 
 委托书公证 1、委托书文本;

  2、与委托事项相关的权利证明原件或复印件(如存折、银行卡、户口本、身份证等);

  3、涉及夫妻共同财产的,还应提交结婚证等相关文书原件及复印件。

  4.受托人身份证复印件。 

 1、当事人亲自申请并在领事官员面前,在委托书上签字;

  2、委托书的内容应当真实、完备;

  3、违反法律及社会公德的事项不能办理;

  4、夫妻共有财产的,双方应共同办理;其中一方不能到场的,应有其本人签署的书面意见书。

 寄养委托书公证  1、委托书文本;

  2、被寄养人(儿童)的身份证件;

  3、亲属关系证明等(证明父母和子女关系,如儿童出生证)。 

 应由被寄养儿童父母双方提出,并同时到场,在领事官员面前,在委托书上签字。 (父母一方为中国籍即可办理) 
 声明书公证  1、声明书文本;

  2、与声明事项有关的权利证明等。 

1、当事人亲自申请并在领事官员面前,在声明书上签字;

  2、声明书的内容由声明人自己承担相应法律后果;

  3、违反法律及社会公德的事项不能办理。

 
 无配偶声明书公证  1、声明书文本;

  2、离婚的,应提交离婚证或离婚调解书或离婚判决书原件及复印件;丧偶的,请提供原配偶死亡证明原件及复印件。 

1、当事人亲自申请并在领事官员面前,在声明书上签字;

  2、无配偶声明书公证的有效期一般为六个月;

  3、未婚人士如处理房产、办理户口等事项需申办无配偶声明书公证,应在声明书中说明此证明仅限用于在国内办理相关事宜;

  4、有特殊情形的,应根据使领馆要求办理。

  
 国籍公证  1、有效护照和居留证明原件及复印件;

  2、其他能证明身份的材料。 

1、国籍公证是对当事人具有中国国籍事实的证明;

  2、如证明材料充分,可为拟申请加入外国国籍的中国公民出具自动丧失中国国籍证明书。

 
 指纹公证 1、有效护照和居留证明;

  2、其他能证明身份的材料。 

 
 当事人应当亲自申请,在领事官员面前捺指印并签名。 
  在固定格式文书上的签名属实公证 1、有效护照和居留证明;

  2、其他能证明身份的材料;

  3、有关文书原件。 

 
 1、有关固定格式文书一般指国内法院要求的诉讼授权委托书、民事起诉状、答辩状、送达回证等司法文书,或国内金融机构提供的表格、单据等(文书上不得出现国内单位或个人的公章或签署);

  2、当事人亲自申请并在领事官员面前,在有关文书上签字。

         

    请注意:

  (1)申请人草拟委托书、声明书、诉讼文书等时,需打印或清晰书写,不得涂改。

  (2)申请人准备好的委托书或声明书等文本,不可事先签名或填写日期。

  (3)申请人应仔细检查文书各项内容,如有遗漏或错误,责任自负。

  (4)公证文书须在使领馆按相关法律规定可受理的公证事项范围。

  (三)领事官员审核出具公证书:

  申办公证普通件:4个工作日,加急件:2—3个工作日。

  请注意:

  以上文书公证办理时间为一般情况,如遇某些文书公证审理需要进一步补充材料等,可能需要更长时间的,申请人需等候使领馆通知。

  (四)取证及费用:

  当事人可凭取证单,按照取证日期到提交申请的中国驻印度使领馆提交缴费凭证(DD票,民事类1600卢比,商事类3200卢比,公证副本500卢比)并领取公证书。

  请注意:

  一式多份公证书是指申请人同一次申请办理的内容完全相同的两份及两份以上公证书,其中一份为正本,其余均为副本。

  (五)付款方式:

  1、请从印度的国际银行或国内银行开具一张DD票(DEMAND DRAFT),以中国驻印度使馆为例:每份公证金额为民事类1600卢比、商事类3200卢比、公证副本500卢比;抬头写明:“CHINESE EMBASSY,NEW DELHI”,用于支付公证费用。

  2、DD票必须是银行打印出来的,手写的或缺角的DD票不予接收。使领馆接收的DD票,自接收之日起25日内有效。

  3、DD票付款金额务必准确,金额如有任何差错,恕不接受;

  4、恕不接受现金、个人支票、网银转帐。

  5、请在DD票背面写上申请人全名、取证单号和联系电话。

  请注意:

  公证书出证后逾期6个月不领取,中国驻印使领馆将按“无人领取”作销毁处理。

  五、注意事项

  (一)使领馆不予办理公证的情形

  1、申请公证的事项不真实、不合法的,申请人提供的材料不充分、虚构事实或者提供虚假文书申办公证的,以及有不按规定支付公证费等情形。

  2、不办理合同、协议类公证:

  (1)如需办理不动产公证以及公司章程、注册文件、招标投标、票据、贷款等公司、金融事务公证文书公证应在中国国内或印度当地公证机构办理;

  (2)原则上,不动产公证应当在不动产所在地的公证机构办理;

  (3)如拟送往中国使用的,印度公证文书或法律文书,需按认证程序办理印度外交部领事司及其委托机构的认证和中国驻印度使馆或总领馆领事认证。

  (4)如中国国内公证书拟送往印度使用的,需按认证程序办理中国外交部领事司及其委托机构的认证和印度驻华使馆或总领馆的领事认证。

  3、对出生、死亡、学历证书、职业资格证书、驾驶证和无违法犯罪记录等公证,事实发生在中国的,应向国内公证机关申办公证;事实发生在印度的,应向印度政府部门确认的公证机构办理公证。

  4、原则上不办理居留公证。申请人如需在国内使用其国外居留证明或居留公证,通常应在办妥该印度居留证的公证、认证后,办理中国驻印度使馆或总领馆的领事认证。

  (二)使领馆不办理涉购买、处分房产或其他重大财产公证。

  1、根据《中华人民共和国公证法》确立的真实、合法原则,参照2017年8月14日《司法部关于公证执业“五不准”的通知》相关精神,申请人申请办理购买、处分房产或其他重大财产的有关公证应提交房产证明或财产权属证明、身份证明、夫妻关系证明等办证材料原件,且驻外使领馆作为行使公证职能的国家机关应对有关材料的真实性进行审查核实。鉴于驻外使领馆不具备对上述材料进行实质审查的条件,因此不再办理上述公证。对涉股权交易、贷款、行使股东投票权利等公司事务类公证,根据上述原则亦不再办理。

  2、申请人可选择在印度当地公证认证机构办理法律文书的公证、认证后,按照领事认证程序向中国驻印使领馆申请办理领事认证。同时,申请人须自行承担该文书可能不被国内用文单位接受的风险。建议申请人事先与国内的文书用文单位联系,咨询对由印度当地公证机构出具的相关公证文书在格式、内容方面的具体要求,以尽可能确保相关公证文书被国内用文单位接受。

  请点击此链接查看领事认证办理须知:http://in.chineseembassy.org/chn/lsfw/gzrz/

  六、公证文书参考格式

  1、下列模板仅供参考,文书格式和内容能否使用,最终由国内文书使用单位决定。

  2、公证文书,建议全部用电脑打印。如手工填写,应先向国内文书使用单位咨询。

  3、填表注意事项:

  (1)“身份证件名称”一栏,申请人需根据所持护照情况,填写“中国护照”或“中国香港特别行政区护照”、“中国澳门特别行政区护照”名称,不能填写“中国身份证”。申请人如需在公证文书中填写“中国身份证”信息,可在公证文书正文中表述。例如:委托人XXX(身份证号码:XXXXXXXXXXXXXXXXXX)。

  (2)“被委托人 转委托权”一栏,申请人需根据转委托权情况,在空格处填写“有”或者“无”。

  (3)“签名”和“日期”一栏,申请人需在公证人员面前亲自签署姓名和日期,不能提前签署。

  ( 委托书参考式样) (声明书参考式样)

  七、回邮服务

  如申请人不方便领取公证书,可以选择办妥的公证书回邮服务。在申请办文书公证时,申请人需同时提供回邮信封、贴好邮票,写好收件地址、收件人姓名、联系电话等信息,并在申请材料中写明“因邮局邮寄延误、投递错误等原因造成的任何证件损坏或遗失,责任自负”。

  八、公证常见问答

  1、什么是公证?

  公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。

  2、 中国驻外使领馆能否办理公证?

  中国驻外使领馆可以依照《中华人民共和国公证法》、《维也纳领事关系公约》以及中国缔结或者参加的国际条约以及外交部的有关规定办理公证。

  3、 在中国驻外使领馆申办公证的注意事项有哪些?

  (1)声明书、委托书、指纹、文书上的签名(印鉴)属实等公证必须由本人亲自到驻外使领馆申办,并在领事官员面前,在有关文书上签名或捺指印。

  (2)当事人应当具有完全民事行为能力。当事人系无民事行为能力的或限制民事行为能力的,应由其监护人代理。

  (3)法人申办公证,应当由其法定代表人办理。其他组织申办公证应当由其负责人办理。

  (4)申请公证的事项不真实、不合法的,当事人提供的材料不充分,虚构事实或者提供虚假文书申办公证的,以及不按规定支付公证费等情形的,驻外使领馆不予办理。

  (5)驻外使领馆不办理合同、协议类公证,以及不动产事务公司章程、注册文件、招标投标、票据、贷款等公司和金融事务公证。实践中,涉及我国或驻在国金融、公司法律事务的公证,或公司合同、协议类公证,应当在中国国内或驻在国当地公证机构办理公证;涉及不动产的公证应在不动产所在地公证机构办理公证。上述文书公证按文书认证法定程序办妥认证后,方可被对方国家国内使用机构认可接受。(请参阅第五部分第2条)

  (6)出生、死亡、学历学位证书、职业资格证书、驾驶证和无犯罪记录等公证,应向事实发生地公证机构申办,驻外使领馆不出具上述种类的公证。

  说明:对驻外使领馆不能办理的公证种类,且需在国内公证机构办理公证的,如当事人身在国外、不便回国办理公证,可申请委托他人(国内亲友、律师等)到国内公证机构办理有关公证。

  4、未成年人能否申办公证?

  未成年人应由其监护人代理申办公证。

  5、公证书会过期吗?

  婚姻状况、无犯罪记录等涉及事实可变性较强的公证书的有效期一般为6个月,但各国接受的公证书的有效期可能不同。

  6、在驻外使领馆办理公证一般需要多长时间?

  正常办理为4个工作日。如申请人有合理理由,经使领馆同意后可办理急件。但因需补充材料、向国内请示核实情况、不可抗力等原因的,所需办理时间不计算在上述期限内。

  7、中国驻外使领馆出具的公证书是中文吗?

  公证书在中国国内使用,驻外使领馆以中文出具公证书。

  8、中国驻外使领馆办理的公证文书可在什么国家使用?

  中国驻外使领馆一般只为境外中国公民办理公证业务,办妥的公证文书可径在中国境内使用或驻在国使用(如驻在国接受)。

  9、中国驻外使领馆办理哪些种类的公证?

  中国驻外使领馆可以办理的文书公证种类主要有:声明书、委托书、婚姻状况、国籍、文书上的签名(印鉴)属实等。

  10、委托书的内容一般有哪些?

  委托书内容一般包括:委托人和受托人的基本情况、委托原因、委托事项、委托权限、委托期限以及受托人有无转委托权、委托人的签名或捺指印、委托日期等。为便于使用,建议当事人按中国境内文书使用部门要求的格式和项目填写,如无相关格式,也可自行拟写。

  11、旅居某国的中国公民陈女士和张先生在中国内地结婚,现想离婚,如何办理委托书等公证?

  如居住国法律允许,陈女士和张先生可在居住国主管机关办理离婚手续,也可循如下途径在国内办理离婚手续:

  (1)如对财产分割、子女抚养等问题均达成一致,可亲自在国内婚姻登记机关登记离婚。

  (2)亲自或委托他人在中国内地法院办理诉讼离婚手续。若委托他人在国内法院诉讼离婚,当事人可向中国驻当地使领馆申请办理用于诉讼离婚的“委托书”、“离婚意见书”和“民事诉状”、“民事答辩状”等签名属实公证。一般需提供如下材料:

  ①申请人拟就的“委托书”、“离婚意见书”和“民事诉状”等文书;

  ②申请人完整填写的申请表;

  ③申请人有效护照和居留证件原件及复印件;

  ④申请人的结婚证件原件及复印件;

  ⑤中国驻外使领馆认为应当提供的其他材料。

  12、中国公民王女士拟在某国同当地公民登记结婚,当地民政部门要求中国驻该国使领馆为其出具“对婚姻无异议”的证明。使领馆可否为其办理?

  中国驻外使领馆可为王女士出具在当地使用的“对结婚无异议”证明。一般需提供如下材料:

  (1)申请人完整填写的无配偶证明申请表;

  (2)申请人有效护照和居留证件原件及复印件;

  (3)中国驻外使领馆认为应当提供的其他材料,如国内公证处出具的未婚、离婚或丧偶未再婚公证书等。

  13、中国驻外使领馆可否为旅居外国的中国公民出具“未婚声明书”签名属实公证?

  中国驻外使领馆可为旅居外国的中国公民办理发往中国境内使用或在居住国使用的“未婚(离婚或丧偶未再婚)声明书”公证,亦可办理在居住国使用的“对结婚无异议”等证明。

  14、某中国公民持有外国驾照,需要回国内使用,中国驻外使领馆可否为其外国驾照办理公证?

  目前,持外国驾照人员可凭有效护照、驾照(及翻译件)和我国内体检证明,在内地办理3个月有效的临时驾驶许可;如需办理长期驾照,则需通过有关理论考试。如该驾照办妥外国的公证认证,我驻该国使领馆可为其办理认证。

  15、中国驻外使领馆能否为中国公民办理指纹公证?

  可以。中国公民应持有效中国护照和居留证件原件及复印件等材料,亲自到驻外使领馆申请。

  16、某中国公民的驾照在国内没有公证,目前人在国外,中国驻外使领馆能否为其办理公证?

  中国驻外使领馆不办理中国公民的国内驾照公证。当事人需委托在国内的亲友在国内办理驾照的公证认证和文书使用国驻华使馆或总领馆的领事认证手续。

  17、海外中国公民如需向居住国提供其在中国境内的无犯罪记录证明,中国驻外使领馆可否为其办理公证?

  中国驻外使领馆无法办理。在中国境内的无犯罪记录证明应由当事人亲自或委托他人(亲友或律师)向其在中国境内原户籍地公证机构申请办理公证,由中国外交部或外交部委托的地方外事办公室办理领事认证,再由文书使用国驻华使馆或领馆办理领事认证。但日本等某些国家除用于诉讼等特殊情况外,对我国内出具的、拟发往这些国家使用的公证文书单方免除文书认证手续,在国内公证处办妥公证即可。

  18、旅居某国的中国公民向中国驻当地使领馆申办委托国内亲属办理“无犯罪记录公证”的委托书公证,使馆可否将该“委托书公证”转送中国内地公安机关?

  中国驻外使领馆不负责将当事人申办的公证文书转送中国内地公安机关,应由当事人自行办理文书送交公安机关事宜。

  19、拟在中国境内领取退休金或养老金的当事人怎样向中国驻外使领馆申请办理“在境外居住人员领取养老金资格审核表”?

  一般情况下须由本人持有效护照或其他有效身份证件向中国驻外使领馆申请办理,无须缴纳费用。

  20、取得了驻外使领馆出具的“在境外居住人员领取养老金资格审核表”就一定能在国内领取养老金吗?

  不一定。申请人在中国驻外使领馆办理的“在境外居住人员领取养老金资格审核表”仅用于证明申请人健在的事实,能否领取养老金由国内主管部门审核并解释。申请人可登陆拟领取养老金所在地社会保障部门网站或拨打12333热线查询了解具体的政策规定。

  21、旅居国外的华侨回国结婚时,应当办理何种公证?

  根据《婚姻登记条例》规定,华侨在国内婚姻登记机关办理婚姻登记应当提供本人无配偶以及与对方当事人没有直系血亲和三代以内旁系血亲关系的证明,该证明可由居住国公证机构出具公证、经中国驻该国使领馆认证,也可由中国驻该国使领馆直接出具公证。建议旅居国外的华侨回国结婚时提前办妥相关证明。未婚公证自出具之日起6个月有效。

  22、当事人能否在委托书、声明书签名后再送至使领馆办理公证?

  委托人、声明人必须在领事官员的面前,在委托书、声明书上签名、捺指印,不得提前签好字再到使领馆申办公证,也不得委托他人代理。

  23、委托书应当自行书写还是按国内文书使用部门提供的样本填写?

  委托书一般包含下列内容:委托人基本情况,受托人基本情况,委托原因,委托事项,委托权限和委托期限,受托人有无转委托权,委托人的签名、指印,日期等。

  涉及房产的委托应根据房产证上的描述,写明房产所在地及房屋的具体情况。

  委托书可由当事人自行打印或根据国内用文单位的要求制作。委托书文本内容由当事人负责,但其中不得有违反法律规定或虚假、不当的信息。

  24、国内要求提供华侨身份证明,如何办理相关公证?

  在国内办理华侨身份认定时需提供居留证明的,中国驻外使领馆可为当地出具并经公证、认证的居留证明办理领事认证。如驻在国办理公证有困难,可持有效护照及当地居留证明到中国驻外使领馆申办居留公证。但华侨身份的认定由国内侨务部门负责,居留公证仅作为对居留事实的认定。

  25、本人已经来到国外,不便回国,如何办理学历学位证书、职业资格证书等公证?

  中国国内出具的学历学位证书、职业资格证书、驾驶证、结婚证等,应在国内办理公证,并视需要办理认证手续。当事人身在国外、不便回国办理的,可以委托他人(国内亲友、律师等)办理。

  九、附件:委托书、声明书(空白表)供参考,可自行下载或打印。

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